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Atti di Stato Civile: in corso il progetto di dematerializzazione

Oltre 90.000 dei circa 400.000 atti di Stato Civile, risalenti sino al 1866, custoditi presso l'anagrafe del Comune di Lodi verranno presto riprodotti in formato digitalizzato, rendendo significativamente più rapide ed agevoli le consultazioni da parte del personale dell'ufficio, con un considerevole aumento di efficienza nell'istruttoria delle pratiche.
Il progetto di "dematerializzazione", in corso in questi giorni, è stato affidato alla società Tesi & Automazione Srl di Savona, che oltre a provvedere alla riproduzione ed archiviazione su server dei documenti (che complessivamente impegneranno una memoria di circa 10 Giga), fornirà al Comune il software per la gestione del materiale, che verrà successivamente utilizzato dagli addetti dell'anagrafe municipale per apportare eventuali aggiornamenti ai vecchi atti e per "caricare" nel sistema gli atti nuovi (circa 1.500 quelli che mediamente vengono istruiti ogni anno).

"Il progetto, che comporta un costo complessivo di circa 30.000 euro - spiega l'assessore ai servizi civici, Gianni Pera - è partito da una ricognizione preliminare sullo stato di attuale conservazione dei registri relativi agli atti di Stato Civile presenti in archivio, che iniziano a decorrere dal 1866. La qualità della conservazione che è stata riscontrata è abbastanza buona, anche grazie alla collocazione di gran parte dei registri in idoneo archivio rotante (con esclusione degli atti di morte) ed alla manutenzione in corso da alcuni anni, che ha portato al rifacimento delle rilegature dei registri che fossero in condizioni precarie. Una valutazione in ordine alla necessità di procedere alla dematerializzazione degli atti ha portato ad evidenziare come i vantaggi che ne potrebbero derivare sono molteplici e legati in particolar modo ad una più efficace ed efficiente gestione del rilascio certificativo, che ora sconta la necessità, sia per gli estratti che per le copie integrali degli atti, di andare in archivio, cercare il registro su cui è presente l'atto richiesto, fotocopiarlo o prendere nota delle notizie da riportare sul documento da rilasciare, riporre il registro in archivio e comporre il documento per la stampa. Tali laboriose e gravose operazioni verranno invece ridotte e notevolmente semplificate, in quanto dalla stessa postazione di front office si potrà accedere all'atto visualizzandolo e così immediatamente prendere le informazioni da riportare sulla videata del computer per il rilascio dell'estratto o per riprodurne una copia integrale da inviare, anche direttamente in posta elettronica certificata con firma digitale, a tutti i numerosi enti (Comuni, Procure della Repubblica, Tribunali, Prefetture....) che normalmente richiedono tali certificazioni a mezzo fax o posta".
 
"Rispetto al corpus complessivo degli atti registrati in archivio - precisa Giorgio Salvarani, dirigente del settore - è stata effettuata una selezione, in funzione della prevedibile maggiore richiesta certificativa, scegliendo così di procedere alla dematerializzazione degli atti di nascita a partire dal 1940 e di quelli di matrimonio a partire dal 1960 ad oggi, escludendo del tutto gli atti di morte, che non sono oggetto di particolari richieste relative ad anni pregressi. Nel dettaglio, si tratta in tutto di 90.330 documenti, di cui 63.951 atti di nascita, 18.929 atti di matrimonio e 7.450 indici decennali di nascita, matrimonio e morte".
 
Dopo aver individuato in un novero di possibili fornitori la società Tesi & Automazione srl, è stata quindi effettuata una visita al Comune di Verona, che ha già posto in essere la dematerializzazione e sta regolarmente operando anche sul quotidiano utilizzando il sistema con ottimi risultati, come è stato possibile verificare assistendo direttamente alle operazioni e confrontandosi con gli addetti dell'anagrafe di quell'amministrazione.

"Il software predisposto dalla ditta - sottolinea il dottor Salvarani - è parso rispondere efficacemente alle nostre necessità, oltre ad essere anche in linea con le indicazioni di legge sulla conservazione del documento informatico e già predisposto per la firma digitale, mettendoci nelle condizioni di adeguarci all'introduzione dell'archivio unico informatico, previsto dal DPR 396/2000 ma non ancora concretamente attivato a causa della mancata emissione dei relativi regolamenti di attuazione. I tempi previsti per tutte le operazioni relative al recupero di massa degli oltre 90.000 atti sono piuttosto contenuti (circa 10 settimane), comprensivi della fornitura dell'apposita strumentazione per la digitalizzazione, che verrà utilizzata per la manutenzione continua del data base di atti nuovi e soprattutto dell'aggiornamento di quelli già caricati, in funzione delle annotazioni che sugli stessi venissero di volta in volta apportate. Il progetto di dematerializzazione risulterà importante anche nell'ottica dell'istituzione del programmato Sportello Unico Polifunzionale, perché renderebbe immediatamente "fruibile" una banca dati enorme senza la necessità di disporre dell'Archivio cartaceo nelle immediate vicinanze del front office, come invece è ora indispensabile".
 
(20-09-2011)